大型会议如何保障现场安全有序?这些案例值得借鉴

便民
2021
04/06
10:20
51货源网官网

大型会议的筹备周期动辄数月甚至更久,任务繁杂、事项众多、统计麻烦、协作困难……对主办方来说着实是不小的挑战。然而大型会议的筹备是有套路可循的,不难发现很多由31会议提供数字会务支持的大型会议,从筹备组织到现场管理都做的非常出色,可以说是兼顾了办会的效率、安全和体验,他们是如何做到的?

复杂报名流程轻松HANDLE

线上自助报名能够帮助主办方快速收集参会人信息,而大型会议往往涉及到参会人审核、邀约嘉宾报名、多语言、多支付方式等要求。31会议数字会务系统能够高效满足大会在筹备组织阶段的各种复杂场景需求。

以世界青年科学家峰会为例,31会议协助主办方为国内外嘉宾提供了双语多通道注册系统,不同身份的参会人可通过对应通道注册报名,其中媒体为邀请制,需填写邀请码方可报名。大会各个环节的提醒信息都是通过系统自动推送,大幅降低了主办方的工作难度。此外,大会微站集成了报名通道、大会介绍、会议日程、演讲嘉宾、会场导航等,主办方在邀约阶段只需一键转发,即可让嘉宾在报名的同时了解大会相关信息。

多权限管理,保障签到入场体面、快速、安全

大型会议邀请的嘉宾规格较高,因此在现场管理上要求非常严格,特别是在嘉宾签到入场环节。31会议数字会务解决方案包含RFID签到、闸机签到、人脸识别签到、身份证签到……等十多种签到方式,在精准完成入场权限控制的同时,能有效提高入场效率,保障嘉宾的参会体验。

此前,31会议服务的某生态大会主峰会采用了二维码、RFID芯片双重身份核验以保障安全,满足会务组“区分权限管理”的需求。近30个分会场采用了更为轻巧便捷的手持机签到方式。嘉宾的用餐和酒店接送大巴也采用电子签到,实现接机、接站数据与接待进展实时同步,保障大会各个环节有条不紊进行。

现场情况实时掌握

主办方通过31会议数字会务系统,能够实时掌握主会场、各个分会场入场审核、计数情况,还能够通过热力图看板了解各个分会场热度情况,为分析观众需求及兴趣点、产品调研及会后数据报告的整理,提供强大的数据支持。

31会议数字会务系统通过覆盖会前、会中、会后,贯通线上线下,结合硬件软件的一站式会议科技产品与服务,实现智慧邀约、智慧日程、智慧通知、智慧证件、智慧签到、智慧现场、智慧监控、智慧数据的会议全流程智慧。

31会议专业解决方案为各类国际大会、政府会、学术会、展会、经销商大会、企业会等不同会议场景提供专业支持,让主办方兼顾办会效率、安全和体验,让大会管理更轻松高效!

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